¿Alguna vez definiste un objetivo claro y decididiste una fecha en la que deseabas lograrlo? ¿Tal vez incluso decidiste un presupuesto y diseñaste un plan para completarlo?
Bueno, si alguna vez has hecho algo así, has definido un proyecto. Planear vacaciones, iniciar nuevos sitios web, mudarse nuevas casas u oficinas, crear bases de datos históricas midiendo los tiempos de cada tarea, investigar su mercado para obtener más información sobre sus clientes, organizar todos los detalles para la fiesta de cumpleaños número 80 de su abuela – todos estos son proyectos Lo que hace que un proyecto sea un proyecto es su naturaleza temporal y el hecho de que su alcance es limitado: el equipo y los recursos se ponen en marcha para cumplir un objetivo específico o un conjunto de objetivos claramente definido.
Las mejores prácticas de gestión de proyectos pueden ayudarte a mejorar la ejecución de cualquier tipo de proyecto, tanto en el ámbito personal como profesional de su vida. Si defines claramente los objetivos, el presupuesto y el calendario para la implementación del proyecto, y mides y monitoreas continuamente su estado a medida que avanza, tus posibilidades de completar el proyecto con éxito, a tiempo y dentro del presupuesto, aumentarán significativamente y la calidad no sufrirá. Si todos los miembros de tu equipo tienen una idea clara de lo que deben hacer y cómo organizar su tiempo para cumplir estas tareas y si conoces a todas las partes involucradas, directa o indirectamente, y les mantienes informados y / o involucrado, es muy probable que encuentres muchos menos obstáculos y rechazos y que pueda evitar problemas a medida que el proyecto avanza. Si estás revisando constantemente lo que puede, o podría salir mal, puedes evitar muchos escollos, o al menos disminuir el impacto de los riesgos y problemas. Revisar constantemente el estado de las tareas te ayuda a mantener el control de lo que está sucediendo, le ayuda a mantener tus “ojos en la pelota”.
Al comienzo de tu proyecto, concreta todas tus ideas sobre los objetivos, el alcance, el calendario y el presupuesto del resultado. También define claramente cómo puedes medir objetivamente si el proyecto terminado fue exitoso o no, en otras palabras, define tus requisitos de calidad. Cuando designes un Gerente de Proyecto, él o ella será responsable de la planificación detallada y la coordinación del equipo y la administración de los recursos para lograr los resultados esperados tal como se defirieron. Un Gerente de Proyecto, en forma regular y continua, te dará informes de estado y te mantendrá informado a ti y a todas las demás partes involucradas sobre lo que está sucediendo y cómo está progresando el proyecto.
Si no tiene un miembro del equipo en su organización que tenga disponibilidad o la experiencia para desempeñar el rol de Gerente de Projecto, siempre puede subcontratarlo o tercerizarlo. Algunos asistentes virtuales ofrecen la coordinación de los proyectos y también puede encontrar Gerentes de Proyectos Virtuales especializados que se harán cargo de uno o varios proyectos para usted.
Alethia Consultores SAS puede definir la planeación y gestionar sus projectos individualmente o a través del servicio de Oficina de Projectos Virtual.
María M Velasco es CEO de Alethia Consultores, con Certificación PMP y más de 15 años en la gestión de proyectos de tecnología. Puede ver su hoja de vida en www.mariamvelasco.me
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