La Gestión de Proyectos es para todos

¿Alguna vez definiste un objetivo claro y decididiste una fecha en la que deseabas lograrlo? ¿Tal vez incluso decidiste un presupuesto y diseñaste un plan para completarlo?

Bueno, si alguna vez has hecho algo así, has definido un proyecto. Planear vacaciones, iniciar nuevos sitios web, mudarse nuevas casas u oficinas, crear bases de datos históricas midiendo los tiempos de cada tarea, investigar su mercado para obtener más información sobre sus clientes, organizar todos los detalles para la fiesta de cumpleaños número 80 de su abuela – todos estos son proyectos Lo que hace que un proyecto sea un proyecto es su naturaleza temporal y el hecho de que su alcance es limitado: el equipo y los recursos se ponen en marcha para cumplir un objetivo específico o un conjunto de objetivos claramente definido.

Las mejores prácticas de gestión de proyectos pueden ayudarte a mejorar la ejecución de cualquier tipo de proyecto, tanto en el ámbito personal como profesional de su vida. Si defines claramente los objetivos, el presupuesto y el calendario para la implementación del proyecto, y mides y monitoreas continuamente su estado a medida que avanza, tus posibilidades de completar el proyecto con éxito, a tiempo y dentro del presupuesto, aumentarán significativamente y la calidad no sufrirá. Si todos los miembros de tu equipo tienen una idea clara de lo que deben hacer y cómo organizar su tiempo para cumplir estas tareas y si conoces a todas las partes involucradas, directa o indirectamente, y les mantienes informados y / o involucrado, es muy probable que encuentres muchos menos obstáculos y rechazos y que pueda evitar problemas a medida que el proyecto avanza. Si estás revisando constantemente lo que puede, o podría salir mal, puedes evitar muchos escollos, o al menos disminuir el impacto de los riesgos y problemas. Revisar constantemente el estado de las tareas te ayuda a mantener el control de lo que está sucediendo, le ayuda a mantener tus “ojos en la pelota”.

Al comienzo de tu proyecto, concreta todas tus ideas sobre los objetivos, el alcance, el calendario y el presupuesto del resultado. También define claramente cómo puedes medir objetivamente si el proyecto terminado fue exitoso o no, en otras palabras, define tus requisitos de calidad. Cuando designes un Gerente de Proyecto, él o ella será responsable de la planificación detallada y la coordinación del equipo y la administración de los recursos para lograr los resultados esperados tal como se defirieron. Un Gerente de Proyecto, en forma regular y continua, te dará informes de estado y te mantendrá informado a ti y a todas las demás partes involucradas sobre lo que está sucediendo y cómo está progresando el proyecto.

Si no tiene un miembro del equipo en su organización que tenga disponibilidad o la experiencia para desempeñar el rol de Gerente de Projecto, siempre puede subcontratarlo o tercerizarlo. Algunos asistentes virtuales ofrecen la coordinación de los proyectos y también puede encontrar Gerentes de Proyectos Virtuales especializados que se harán cargo de uno o varios proyectos para usted.

Alethia Consultores SAS puede definir la planeación y gestionar sus projectos individualmente o a través del servicio de Oficina de Projectos Virtual.


María M Velasco es CEO de Alethia Consultores, con Certificación PMP y más de 15 años en la gestión de proyectos de tecnología. Puede ver su hoja de vida en www.mariamvelasco.me

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¿Por qué fracasan los proyectos de tecnología?

La tecnología está en el corazón de la mayoría de los negocios, aún si el negocio de la organización no es la tecnología. Bien sea porque se usan canales en línea para vender, bases de datos para entender mejor los tipos de clientes, workflows para automatización de procesos, sistemas de seguimiento de pedidos, las empresas hoy hacen uso de la tecnología diariamente.

Sin embargo, los proyectos de implementación de tecnología tienen una estadística de fracaso mucho más alta que la mayoría de proyectos. Con mucha frecuencia, los proyectos se cancelan después de tener muchos atrasos, sobrecostos, y sin completar los desarrollos esperados.

Tras años de trabajar liderando la gestión de proyectos de tecnología en organizaciones de distintos tamaños y sectores, he identificado 3 escenarios frecuentes que llevan los proyectos de tecnología al fracaso:

Contratar un desarrollador y esperar que ejecute todo el proyecto.

Programar es una habilidad necesaria cuando se realiza un desarrollo de software, pero no es la única. Los grupos de desarrollo de software incluyen analistas de requerimientos, diseñadores de interfaz, arquitectos de software, profesionales de pruebas, ingenieros de infraestructura, entre otros. Pensar que un programador puede suplir todos los roles, o más aún, asumir que sólo se necesita programar para implementar un proyecto, suele conducir al fracaso.

Asignar el proyecto como una tarea más del día a día de un equipo operativo.

Al trabajar en un proyecto, gestionar el alcance, es tan importante como cumplir los tiempos planeados, el presupuesto y lograr la calidad planeada. El sentido de urgencia de un equipo de proyecto se orienta agarantizar el cumplimiento de los objetivos como fueron planeados. Pero, el día a día de una operación, donde constantemente hay incidentes que atender, va desdibujando esa urgencia de cumplir las restricciones del proyecto. Se requiere disciplina de gestión de proyectos, y en algunas cosas, personal dedicado sólo a la gestión y seguimiento de proyectos.

Abordar cada proyecto como si fuera la primera vez que se ejecuta un proyecto.

Si no se desarrollan políticas para la organización, y metodologías estándar, modelos de medición, cualquier organización está condenada a repetir sus mismos errores una y otra vez. Sólo si se mantiene la documentación histórica de los proyectos, se miden con los mismas métricas y criterios, y se realiza análisis de lecciones aprendidas puede una organización mejorar su desempeño en la ejecución de proyectos. Tener una oficina de proyectos, sea esta de tiempo completo, o no, presenta beneficios en el largo plazo.

La ingeniería de software, en particular, es una disciplina desconocida para las personas que no trabajan en ella y esto dificulta la ejecución de proyectos. Pero no ser experto en desarrollo de software es un impedimento para apropiarse de la tecnología y usarla con éxito en su empresa.

Alethia Consultores SAS realiza para usted documentación de requerimientos, planeación y gestión de proyectos y ofrece servicios de Oficina de Proyectos Virtual.


María M Velasco es Gerente de Alethia Consultores, PM Certificado y cuenta con más de 15 años de experiencia en gestión de proyectos de software. Puede ver su currículum en www.mariamvelasco.me

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